Upphandling & inköp

I upphandlingsprocessen arbetar man med utgångspunkt att gällande lagstiftning ska följas, främst Lag om offentlig upphandling (LOU), men även andra närliggande lagar. Kommunen ska verka för en god offentlig affär utifrån kostnads-, hållbarhets- och effektivitetsaspekter.

Hur en upphandling går till skiljer sig åt beroende på bland annat värdet av upphandlingen och vad som köps in. I allmänhet kan upphandlingsprocessen dock delas in i fyra steg:

• förberedelse
• genomförande
• leverans
• uppföljning

I vissa fall, med begränsat avtalsvärde, är kommunen fri att göra direktupphandlingar. Målsättningen är att alltid att om möjligt konkurrensutsätta varje upphandling även om upphandlingen sker lokalt.

1. Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet.
   Även om Överkalix kommun inte förväntar sig några utländska anbud får kommunförvaltningen inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra.
   Kommunen får inte heller ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge.
2. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar.
   Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
3. Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
4. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
   De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet.
   Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna.
5. Principen om transparens innebär att kommunen är skyldig att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen, och hur den kommer att genomföras.
   För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas.
   Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av leverantör.

Inköpspolicy för Överkalix kommun

Varför regelverk kring inköp?

Överkalix kommunen är en offentlig verksamhet och lyder under det regelverk som styr offentlig upphandling, bl.a. LOU (Lagen om Offentlig Upphandling). Kravet på oss är att förvalta/använda skattebetalarnas pengar på bästa möjliga sätt.

Varor, tjänster och entreprenader ska köpas in till lägsta möjliga totalkostnad utan att för den skull behöva göra avkall på kvalitén. Avsteg får inte göras utan godkännande av upphandlaren. Regelverket gäller för kommunens förtroendevalda, styrelser, nämnder, utskott, förvaltningar, stiftelser och bolag.

Kommunfullmäktige är beslutande instans gällande inköpspolicyn.

Inköpsprocessen

Inköpsprocessen ska innefatta behov, upphandling, inköp, leverans, fakturahantering samt uppföljning. Det ska vara en viktig del i alla verksamheters arbete.

Förhållningssätt

Inköpsprocessen ska präglas av kompetens, ansvarstagande, engagemang och hanteras på ett hållbart sätt ur ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt perspektiv. Alla som arbetar med inköp ska ha nödvändig kompetens om regelverket.

Det är alla chefers ansvar att se till att regelverket följs, om vi inte följer regelverket kan vi drabbas av kostsamma böter.

Upphandlaren

Upphandlaren ska ha ett helhetsperspektiv över inköpsprocessen, arbeta strategiskt och övergripande, vara drivande i och effektivisera inköpsprocessen samt även vara stöd till verksamheterna.

Verksamhetens ansvar

Verksamheten ska aktivt medverka i upphandlingarna. Det är verksamheten som ska ställa kraven på produkten/ tjänsten som behövs och som ska upphandlas – detta därför att det är de som har kunskapen inom sin verksamhet.

Verksamheten är skyldig att följa regelverket. Inköpen ska ske utifrån gällande avtal och beställningsrutiner eller göras via direktupphandling (fråga minst 2 (två) leverantörer).

Leverans och fakturering ska ske utifrån avtal och utifrån gjord beställning. Det är viktigt att fakturan blir rätt konterad och kostnadsförd.

Viktigt är även att verksamheten följer upp sin inköpsprocess och aktivt förbättrar sitt inköpsbeteende.

Ekonomiska krav

Överkalix kommuns anskaffning ska präglas av en helhetssyn. Denna skall syfta till att utveckla och vidmakthålla ett effektivt och rationellt flöde av varor och tjänster som ger den största samlade nyttan för Överkalix kommun.

Enskilda enheter eller förvaltningars optimeringar får inte skymma detta perspektiv. Det är av central betydelse att upphandlingar genomförs på sådant sätt att långsiktig konkurrens stimuleras. Detta innebär bl.a. att mindre och medelstora företags möjligheter att lämna anbud skall beaktas.

Sociala krav

I alla upphandlingar/ inköp ska vi ställa krav på anbudsgivare/ leverantörer att inte diskriminera någon p.g.a. kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande.

Anbudsgivare/ leverantörer ska även säkerställa att produktionen av upphandlade varor/ tjänster är förenligt med ILO-konventionen (grundläggande rättigheter i arbetslivet) och Barnkonventionen (inte använda sig av barnarbete vid framställning av produkterna).

Kommunen ska bland annat kontrollera att anbudsgivare har fullgjort sin skyldighet att betala skatter och avgifter, inte är i konkurs, inte har brottslig verksamhet och så vidare.

Miljökrav

Miljökrav ska ställas i upphandlingar i de fall det är tillämpligt.

Upphandlingsbeslut

Upphandlingar som berör all verksamhet inom Överkalix Kommun beslutas av Kommunstyrelsen.

Inköpsriktlinjer

Är ett komplement till inköpspolicyn. Den beskriver inköpsprocessen mer detaljerat och finns i ett eget dokument.

Inköpsriktlinjer för Överkalix kommun

Inköpsprocessen för varor, tjänster och entreprenader utgör en stor del av kommunens intäkter/ skattepengar. Därför är det viktigt att inköp utförs på ett hållbart och kostnadseffektivt sätt samt görs på ett enhetligt sätt inom hela kommunen.

Inköpsriktlinjerna är en komplettering av inköpspolicyn och beskriver hur inköpsprocessen
ska hanteras. 

Inköpsriktlinjerna innehåller tydliga och enhetliga rutiner/ regler för en effektiv inköpsprocess som i förlängningen frigör resurser som ger mervärde ute i verksamheten = man får mer pengar över i sin verksamhet.

Inköpsriktlinjerna beskriver hur inköpsprocessen för varor, tjänster och entreprenader ska hanteras. All personal som på något sätt kommer i kontakt med inköp ska känna till och följa inköpsriktlinjerna.

Inköpsriktlinjerna grundar sig på kommunens inköpspolicy samt gällande regelverk för offentlig upphandling, LOU, Lagen om offentlig upphandling (2016:1145).

Inköpsriktlinjerna beslutas av kommunfullmäktige och gäller all personal och förtroendevalda inom Överkalix kommun.

Inköpsriktlinjerna ska revideras vid behov.

Förhållningsätt för ett förbättrat företagsklimat

Kommunen ska verka för ett förbättrat företagsklimat och agera för en bestående marknad med väl fungerande konkurrens. Kommunen ska skapa förutsättningar för att inkludera fler små- och medelstora företag och öka konkurrensen i sina offentliga upphandlingar genom att:

• Skapa möjligheter för företagen att få information om aktuella och kommande upphandlingar.
• Skapa möjlighet för dialog med leverantörer.
• Arbeta för att minska upphandlingarnas omfattning.
• Förenkla för företagen att lämna anbud.
• Informera företagen om offentlig upphandling och hur man blir leverantör till kommunen.

Inköpsprocessen

Behov uppstår ► Upphandla ► Beställ ►Ta emot ► Betala ► Följ upp

Inköpsbeteende

Inköp ska i första hand ske från kommunens avtal. Om det inte finns något avtal ska
upphandling göras.

Kommunens avtal

Avtal ska finnas för i princip alla de varor, tjänster och entreprenader som kommunen har behov av. De ska upphandlas enligt gällande regelverk.

Vi kan antingen upphandla (göra avtal) själva eller så kan vi ansluta oss till avtal som inköpscentralerna gjort. De gör avtal för hela Sverige vilket medför bra villkor för alla som tar del av deras avtal. Inköpscentraler är bl a SKL Kommentus och HBV (Husbyggnadsvaror).

Direktupphandling

När avtal saknas och det totala behovsvärdet i kommunen understiger 28% av tröskelvärdet,
för närvarande 586.907:-, ska en direktupphandling göras, av behörig beställare eller
upphandlaren, i upphandlingsverktyget.

Köp-/avtalstrohet

Alla i kommunen är skyldiga att följa tecknade avtal enligt Avtalslagen (1915:218). Varje förvaltning/ avdelning/ chef är skyldig att följa upp köp-/ avtalstroheten och vidta åtgärder om det behövs.

Elektroniskt upphandlingsverktyg

Alla upphandlingar ska göras elektroniskt, i upphandlingsverktyget. Upphandlingarna länkas till kommunens intranät så att all personal kan ta del av informationen. De kommer på sikt även att läggas ut på kommunens hemsida så att uppgifterna om avtalen kan läsas av alla externt.

Kommunens upphandlare

• Upphandlaren äger inköpsprocessen och dess stödprocesser, inklusive löpande utveckling och effektivisering av processerna.
• Är kommunens spetskompetens inom upphandling/ inköp.
• Ansvarar för att informera/ utbilda berörd personal.
• Upprätta rutiner för direktupphandlingar.
• Arbeta för en effektiv inköpsprocess genom att aktivt arbeta med inköpsbeteende,
• Säkerställa att hög köp-/ avtalstrohet uppnås och vara kommunens kompetens i inköpsfrågor.

Chefer

Cheferna har skyldighet att kunna regelverket kring inköp och även följa detta. De se till att regelverket är väl känt hos personalen samt att se till att personalen följer detsamma. Chefen ska utse vem/ vilka som ska vara beställare.

Behörig beställare

Beställaren är den som innehar rätten att beställa men även ansvaret att beställa på rätt sätt. Beställaren är ansvarig för att beställa enligt upphandlade avtal och beställningsrutiner. Endast behöriga beställare har rätt att göra beställningar. Gäller även direktupphandlingar. 

De ska genomgå en obligatorisk utbildning innan de kan bli behöriga beställare. Om avtal inte finns ska beställaren kommunicera med upphandlaren som beslutar om vad som ska göras. Beställaren får inte handla av någon annan leverantör eller annat sortiment än de vi har avtal med.

Respektive chef utser beställare inom sin verksamhet och ska meddela upphandlaren vilka aktuella beställare som finns. Förteckning över behöriga beställare ska finnas hos upphandlaren.

Verksamheten

Verksamheten ska meddela sitt behov av varor/ tjänster till upphandlaren. Verksamheten ska delta i fokusgrupper under upphandlingen. Verksamheten ansvarar för att följa upp och rapportera kvalitetsavvikelser löpande till upphandlaren.

Fokusgrupp

Inför varje upphandling bör en fokusgrupp bildas, på initiativ av upphandlaren. Gruppen ska bestå av upphandlaren och personer från den/ de verksamheter som har behov av varor/ tjänster.

Fokusgruppens syfte är bl a att säkerställa att rätt sortiment upphandlas, ta hänsyn till behovet av volym samt hur varan/ tjänsten ska levereras. Gruppen ska även ta fram verksamhetens krav i övrigt på varorna/ tjänsterna.

Fokusgruppen bör vid behov även jobba tillsammans med upphandlaren under avtalstiden.

Fakturakontrollant och attestant

Fakturakontrollant och attestant ska utses, de är ansvariga för att göra kontroll, kontering och attest av leverantörsfakturor utifrån gällande avtal och enligt gällande attestreglemente.

Uppföljning

För att säkerställa goda och hållbara affärer är det väsentligt att kommunens inköp följs upp, såväl inom verksamheter som övergripande för alla kommunens verksamheter.

Kommunen ska säkerställa att man får det man upphandlat och betalar för. Därför ska alla avtal aktivt följas upp gällande:

• Att leverantören uppfyller de krav som ställs
• Att det ekonomiska utfallet och priserna överensstämmer med upphandling och avtal
• Att kommunen utvärderar avtalsperioden och analyserar verksamhetens faktiska behov inför en ny upphandling

Som en del av den interna kontrollen ska förvaltningarna säkerställa genom uppföljning att organisationen följer inköpspolicy och dessa riktlinjer. Detta gör genom att följa upp att inköp sker av rätt personer, på rätt sätt och hos rätt leverantör.